採用計画の立て方 テンプレートや雇用形態ごとのポイントを紹介

採用計画を行うと、求める人物像が明確となります。
人物像が定まると、採用基準がブレず効率よく採用活動を進められるのではないでしょうか。特に複数の社員で採用活動を進めていると、評価の均質が取れなくなることが多いです。 採用計画を立てておけば、「いつ」「どんな人を」「何人」採用するのかが明確となります。

採用計画を立てておくと進捗が遅れていても、視覚的に確認できます。
求職者の志向や求人動向も採用活動の進捗に影響するのです。採用時期の目安と採用数からどれだけズレがあるかを確認すると、方向転換が効きやすくなりますよ。

採用計画を事前に立てると、どの期間でどれだけのコストが必要かわかります。

その結果、必要なタイミングで求人広告費・面接人件費をかけられます。
過去の採用活動スケジュールや結果から改善点を見つけることで、無駄なコスト削減に繋がるのです。

何人採用をするかによって、採用計画は異なります。人員計画は以下の項目を各部署へヒアリングし、ある程度の採用イメージを明確にしておきましょう。

人員計画で確認する項目
・各部署の必要人数
・雇用形態
・必要な条件（スキル・経験）

採用計画は自社がこれまで行ってきた活動をもとに考えると、スムーズに設定できます。 振り返る項目を、図にまとめました。

各項目別に自社の結果を振り返り、改善すべきポイントを採用計画へ落とし込みましょう。

応募者数・内定承諾者数は、採用市場によって大きく変化します。 たとえ例年どおりの動きで採用活動が進んでいても、以下3項目の状況によって採用活動の難易度が上がります

・有効求人倍率：高いほど求職者優位で内定承諾率が下がる見込み
・求職者志向：仕事へ期待すること・価値観
・競合の動向：同業他社の求人を確認

有効求人倍率が1倍以上の場合、求職者1人に対して1社以上の求人が存在するため採用が難しいです。現在は1倍以上と常に求職者優位になっています。

また新卒・20代のZ世代と呼ばれる求職者は、仕事よりもプライベートを重視する傾向にあります。 最新の有効求人倍率は、以下の記事をご覧ください。

採用ターゲットによって、アプローチ方法は異なります。そのため採用ターゲットは明確にするようにしましょう。

採用ターゲットを具体化するときに必要な項目は、以下のとおり。

・募集職種別に必要なスキル
・会社のバリューへのマッチ度
・保有資格

全てのニーズを満たす必要はなく、必須条件を優先順位別に決めておくとよいでしょう。

採用計画を立てるときは、雇用形態別に採用人数を決めておくと採用計画が立てやすいです。雇用形態ごとに採用にかかる時間・ステップは異なります。どれだけの時間・コストがかかるのか目安を試算してみてはいかがでしょうか。

採用方法は採用ターゲットや雇用形態によって、最適な媒体が異なります。

おすすめの採用方法と特徴を以下にまとめました。

★求人配信プラットフォーム
インターネット上の求人をAIがクローリングして掲載するシステム。幅広い求職者にアプローチをしたい場合におすすめです。
また費用は1クリック単位で消化されるため、予算を無駄なくつかえます。
求人配信プラットフォームであるIndeed PLUSについては、以下の記事をご覧ください。

【関連記事】Indeed PLUS(インディードプラス)とは？～Indeedが新たに導入する求人配信プラットフォーム～

★採用管理システム
システム上で簡単に求人が作成でき、予算と期間を設定するだけで掲載可能複数媒体へ掲載されるだけでなく、応募者情報が1つの場所で管理できます。
採用管理システムが気になる方は、以下AirWorkの記事をご覧ください。

【関連記事】Airワーク（エアワーク）採用管理が2.0へバージョンアップ｜活用方法や求人作成について解説

★成果報酬型
採用が決まったり応募が入ったりしたタイミングで費用が発生します。確実に成果を得たい場合におすすめです。成果報酬型の求人媒体については、以下の記事をご覧ください。

【関連記事】応募課金型求人サイトとは？～成果報酬型アルバイト求人まとめ その①～

雇用形態によって、募集期間・必要な予算・募集難易度が異なるため、複数の求人媒体で運用を進めるとよいでしょう。

採用計画を立てるときは、いつまでに何名採用するのかを明確にすることが必要です。

採用時期によっては、求職者が他社で内定を貰っている場合があります。他社に求職者を取られないようにするためにも、同業他社の動きを見据えて採用スケジュールを立てると安心です。

新卒採用のポイントは、学生との接点を多く持ち、会社のことを知る機会を提供することが大切です。
初めて社会に出る学生は、仕事のイメージが付きにくいです。

また企業は学生がどんな思いで物事に取り組む人なのか、見極めなければなりません。
会社説明会や面談など、お互いを知る機会をできるだけ多く計画に組み入れましょう。新卒採用の求める人物像例は、以下のとおり。

求める人物像
・会社の理念に共感できるか
・仕事の内容を理解し、熱意を持っているか
・困難があっても、継続して取り組んできた経験があるか

中途採用のポイントは、入社目標日の1～2ヶ月前に内定を出すこと・他社での経験・スキルなどが自社で活かせるかどうかです。
中途採用は応募者の現職都合もあるため、入社時期が流動的になってしまうリスクがあります。欠員による中途採用であれば、在籍中のスタッフに負担がかかります。内定から1～2ヶ月後の入社を見越した採用計画を立てることが望ましいでしょう。
また中途採用は即戦力として他社から人員を取り込める点が最大のメリットです。自社の仕事ではどのようなスキルが必要かを洗い出し、要件定義を細かく設定することをおすすめします。

中途採用の求める人物像例は、以下のとおり。

求める人物像
・任せる仕事のスキルを持っているか
・ビジネススキルを持っているか
・リーダーとしてチームをまとめた経験があるか（管理職採用の場合）

アルバイト採用の場合は、応募～面接までのフローをできるだけ短縮することが大切です。弊社でアルバイト従事者を対象に実施したアンケートでは、直近のアルバイト先を決めた理由として「応募から面接・採用までの流れがスムーズだった」が38.1%を占めました。

アルバイト採用で欠員が発生しやすいタイミングは、大学生が就職活動を始める時期です。

3回生の秋以降は本格的に就職活動を始めるため、9月～10月中に採用ができるように動くとよいでしょう。
アルバイトの求める人物像例は、以下のとおり。

求める人物像
・自社で不足の時間帯と、応募者の希望勤務時間が一致しているか
・同じ職種の経験があるか
・長く続けてもらえそうか

アルバイトの場合は、予期せぬ欠員や大型連休の一時的な人手不足も発生しがちです。必要な時に人員を補充したい場合は、タイミーがおすすめです。

内定を出したら、内定承諾・入社をしてもらうために定期的なフォローをしましょう。内定者の懸念点や他社選考状況をヒアリングして、入社意欲を高めてもらうコミュニケーションが必要です。

採用サイトや求人広告・SNSから、期待する結果が出ているかを定期的に振り返りましょう。
募集人数が集まらない要因としては、以下の例があります。

・応募後の面接実施率が悪い
・面接後の選考通過率が悪い
・応募が集まらない

採用活動でどの部分に原因があるのかを特定し、改善すると効率よく採用を進められます。

採用計画で予定どおりにいかなかった採用フローがあれば、次年度は前倒しにするなど改善が必要です。応募者対応や面接の人手不足が課題なら、AI面接など業務効率化ツールを取り入れるのも一つの手段です。AI面接については、以下のページで詳しく紹介しています。