アルバイト採用におけるDX推進の今後、人材業界にもたらすインパクトとは?

アルバイト・パートの採用業務でDXが推進されている背景の一つには、少子高齢化による労働人口の減少があげられます。現在、アルバイト・パートの人手不足は深刻化しており、採用活動においては多様なニーズへの対応力、スピード感が求められています。
しかし、採用の対応工数の負荷が高まっており、「応募があっても連絡が繋がらない」「面接に来ない」という課題も多くの企業が抱えています。また、採用後の人材育成・戦力化、労務管理などでも多くのコストと時間がかかっています。
テクノロジーを活用することで、採用に要する手間を軽減し、効率的な採用と人材マネジメントの実現が求められているのです。

新型コロナウイルスの感染拡大も、アルバイト・パートの採用業務におけるDX化を急速に推し進めました。
2020年以降、WEB面接や録画動画による面接や、オンラインツールを活用したトレーニングや勤怠管理のニーズが高まったことで、アルバイト・パートに特化した採用システムの開発も活発に行われています。
一連の採用業務のオンライン化は、時間やコストの削減のみならず、非接触での採用を実現し、新型コロナウイルス感染リスクの低減にもつなげることができます。Withコロナ時代に求められる採用領域の変革の一つと言っても良いでしょう。

求人から面接、採用決定までの一連の採用プロセスは、アルバイト・パート採用においてDX化が急速に推し進められている分野の一つです。

●採用活動におけるWEBプロモーションや求人サイト作成
●WEB面接の設定および実施、面接動画の管理
●選考課程の進捗状況管理
●選考の案内やフォローなど求職者や採用者に自動メールを送信
●求人媒体の管理や応募者の管理など、採用全体のデータ管理

従来の採用プロセスでは、複数のツールにまたがって選考状況が管理されていたり、採用担当者が電話やメールで応募者に対応していました。
上記のような機能を活用し、採用業務を一元化・自動化することで、採用担当者の業務負担を軽減し、面接や分析にかかる工数を大幅に削減しています。

採用後の従業員教育、組織開発のためのシステムの導入も進められています。
オンライン研修の受講状況・進捗状況、対面型の各種研修の受講状況をシステムで管理できるほか、研修時の課題や目標、達成状況をシステムで管理することにより、アルバイト・パートのスキルアップや評価のために情報を活用することもできます。
また、従業員が仕事のやりがいや不満などを入力し、エンゲージメントの状況を可視化する機能や、従業員同士でお礼を伝え合う機能など、働くことのやりがいを向上させたり、離職率を防ぐためのツールも注目されています。

バックオフィス業務の自動化ニーズを受け、労務・勤怠管理システムの活用も進められています。
労務管理システムでは、社会保険、給与計算、労務管理などを一元管理でき、これらを連携させることで、情報入力の二度手間を回避できるようになり、担当スタッフの業務効率化につながります。また、最新の法令や税率にも対応するため、管理側の手間を大きく軽減できます。
出退勤データや残業時間なども、クラウド型のシステムで管理することができます。また、近年はスタッフがスマホをタップするだけで出退勤を管理できたり、シフトを自動作成できたりするスタッフ用のスマホアプリも活用されています。

人材管理システムは、氏名や住所などの個人情報のほか、仕事に対する評価などを管理できるもので、既に多くの企業で導入されています。
既存の従業員のデータを数値化して一元的に管理することで、人材採用時のターゲット設定に活用することもできます。

雇用契約書や秘密保持契約書などの雇用関連契約書類の電子化（オンライン化）も進められています。2019年4月の法改正により、労働条件通知書の電子メール等による提供が認められたことで、雇用契約の完全電子化も実現できるようになりました。
雇用契約の電子化サービスを導入し、前述の人材管理システムなどと紐づければ、従業員一人ひとりに応じた文章の作成や契約更新時のアラート通知なども可能になります。従業員側もオンライン上で文章の確認や署名を行えるため、印刷・郵送に要する時間やコストの削減にもつながります。
このような動きは、多店舗展開企業を中心にアルバイト・パート領域でも導入が進められており、日々の雇用契約締結業務や契約更新手続きのスマート化に役立てられています。

採用業務のDX化に伴い、これまでは可視化されなかった情報を数値として捉えられるようになります。複数のデータを組み合わせて現状を分析し、より効果的な打ち手を考えることも、人事・採用担当者の重要な役割になるでしょう。
テクノロジーによる業務の効率化の先には、企業が本質的に求める人材の戦略的な採用活動への注力があると考えられます。収集されたデータの分析に加え、従業員との対話など人にしかできない活動を通じて、採用と組織の面からより確からしい仮説を考え、実行していくことが求められています。

採用関連ツールを効果的に活用するためには、まずは自社の採用における現状の課題を分析し、その解決につなかがるツールを選定することも重要です。
また、多くの企業は、完成度が高いツールの導入を望んでいると思いますが、採用領域のDXサービスは発展途上にあることも事実です。提供されているサービスを活用しつつ、提供者側に要望や改善点を伝えることでプロダクトの品質を共に向上させていく姿勢も重要になるでしょう。