アルバイト採用業務効率化に繋がる応募対応方法とは？

依然として厚生労働省発表の有効求人倍率・有効求人票数は低下傾向にあります。
コロナ以前は“売り手市場”でなかなか採用活動がうまくいかなかった企業も多かったと
思いますが、今は求人活動自体を絞っている企業が多いため、圧倒的な買い手市場になっています。

これにはメリットとデメリットがあり、１つの募集に対して今まで以上に応募がくるため、
狙っていたターゲット層が採用しやすいというメリットがあります。
今まで採用活動に苦戦していた企業は、今採用活動をすると上手くいく可能性が高いと言えます。
デメリットは、採用活動に手間がかかることです。
特に採用担当者が1人の場合や店舗の店長の場合、応募→面接日程調整→面接実施をしてという
採用活動にかかる時間が増えます。
実際に他社では今どんなことが起きているのかを次にご紹介したいと思います。

このコロナ禍で応募が増大している企業が大半で、 応募が来すぎていて充足している企業や、求人掲載をストップする企業も多くあります。
一部企業においては、助成金をもらうためにスタッフのシフトを抑制している場合もあります。
また、大手企業で採用活動に従量課金制のコールセンターを導入している場合は
費用が高騰してしまっているケースも見受けられます。
実際にいくつか事例をみてみましょう。

＜飲食店A＞
たしかに応募数は増えたが、応募対応に困るほどではなくなんとか対応できる範囲。
今までほしかったターゲット層からの応募があり無事に採用出来た。
＜飲食店B＞
コロナに関わらず、1回求人媒体に掲載すると50～60件の応募がきて、いつも応募が多い状況。
人事部の複数人で応募受付対応を行っているが、以前から対応が追いついていない時もある。
＜飲食店C(全国チェーン）＞
応募数が増加していて採用はできているが、応募者対応にコールセンターを導入しているため、
コールセンター費用が高騰していて採用活動のコストが上がってしまっている。
＜飲食店D（全国チェーン）＞
基本的に採用活動は店舗の店長が行っているが、6月に掲載した求人広告で
応募がきすぎてしまったため、店長の対応が追いついておらず求人ストップの依頼をした。
＜クリーニング店E>　
成果報酬の媒体で求人広告を掲載しているが、コロナ禍で応募数が増加。
このまま掲載し続けると対応が出来なくなりそうなので、その前に掲載ストップを依頼した。

◆各社の事例を見てみましたが、やはり応募が増加しているところが多いようです。
そのおかげで採用がうまくいっている反面、コストが上がっていたり、採用担当者の業務を圧迫しているケースが見受けられます。
「他の業務の時間がとれない」「対応が追い付かない」などのお悩みもあるようです。
採用担当者の業務時間も大きい意味でとらえればコストの一部です。
そんなお悩みを解消するために、コスト削減や時間短縮に繋がる方法をお伝えします！

採用活動で一番手間がかかるけど大切なのは、求職者とのやりとりや面接日程調整です。
求職者はまず求人広告で検討し、その会社のHPを見て応募する傾向にあります。

また、1社単独で応募するよりも複数検討して、応募しているケースが多いです。
そのため、似たような条件の企業に募集している場合は「対応の丁寧さ」や「スピード感」で、検討から外されてしまう場合があります。

そうならないためにも、採用活動の時間短縮は重要になります。
これが「電話を掛けなおしても繋がらない」「面接に来ない」理由の一つです。
では、実際に時間短縮するためにはどんな方法があるのでしょうか？

＜社内で調整or外注を考える＞
たとえば、メールでの求職者とのやりとりや、面接日程の調整、管理表の入力などは採用担当者でなくてもできる事です。
単純業務は切り出しをして、社内で他の社員やアルバイトに振る、外注に依頼することを考えるのもいいでしょう。

＜採用管理システムやコールセンターを導入する＞
大手企業や複数店舗がある企業であれば、システムやコールセンターの導入を検討してもいいかもしれません。
応募者対応の一番大変な面接日程の調整までしてくれますし、応募者情報をいちいち入力する手間も省けます。
ただし、従量課金制の場合は、応募が来すぎてしまう現在のような状況だと、コストが上がってしまう場合があるので、今どれぐらいの時間がかかっているのか？や、
どれぐらいのコストがかかっているのか？をよく見直しながら検討する必要があります。

＜自動受付システムを導入する＞
最近話題になっているのが、この自動受付システムです。
AIやロボットにより、応募を自動受付し、面接日程をスムーズに調整してくれます。
代表的なシステムでは『RECRAC（リクラク）』というものがあります。
採用活動の一番手間のかかる部分を自動で行ってくれるため、採用担当者の業務負担の軽減が期待できます。

この自動受付システムについて、メリットや事例について詳しくお伝えします。

自動受付システムでできることをRECRAC（リクラク）を例に紹介します。

＜RECRAC（リクラク）でできること＞
・応募受付から面接設定を自動化
　面接日程の調整をロボットが採用担当者の代わりに24時間365日対応してくれます。
応募をした際に企業側で設定した面接日程が
　応募者にリアルタイムに表示されます。面接日時が確定した順に面接日が埋まるようになっているので、再調整やダブルブッキングの心配もありません。
・面接場所や持ち物も自動で案内
　採用担当者が事前に行っている、面接場所や当日の持ち物などのお知らせも自動で案内できます。
　応募者はショートメールに届いたURLからいつでも確認することができるので安心感につながります。
・面接設定率アップ
　日程調整においてスピード感と丁寧な対応が求められる中、応募をした際にすぐに面接日程が調整できるため、面接設定率がアップします。
　「応募をしたけど連絡こないからいいや」という応募者の離脱を減らす事ができます。

＜気になるコストは？＞
これだけメリットのあるツールですが、初期費用はかかりません。
すでに採用管理システムを使っている場合は連携などのカスタマイズには別途費用がかかるようです。また、自動受付システムで面接調整した際のショートメールの送信には1通25円（税別）がかかります。
しかし、コールセンターでの費用や新たに日程調整のために人材を採用するよりはコストが削減できるのではないでしょうか？

＜実際の導入企業の結果は？＞
◆飲食店（全国チェーン）A社◆
コールセンターを導入していたが、面接設定率は50％程度だった。導入後は67.4％と上昇。
深夜の応募の取りこぼしもなくなり、コストも月70万程度削減できた。

◆飲食店（全国チェーン）B社◆
各店の店長が採用業務を行っていたが、店長ごとに採用活動のばらつきがあった。
面接率23.2％だったところを、導入後は52.8％まで面接率が向上。
店長の業務を削減でき、採用も安定した。

採用業務の時間短縮ができれば、採用した人材の教育や本来の自分の仕事にも時間が取れます。
応募が増えている今こそ、採用活動の見直しや、ツールやシステムの導入を考えてみてはいかがでしょうか？